Domanda: la vostra esperienza quando prenotate voli/alberghi per viaggi di lavoro


frubagotti

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21 Marzo 2012
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Berlino/Lago di Garda
Purtroppo non ho mai avuto l'occasione di viaggiare per lavoro, ma ogni tanto mi capita di sentire le esperienze di amici e colleghi che hanno l'onore/onere di far parte della famiglia dei business travelers.

Da questo campione, statisticamente insignificante, ho intuito alcune cose:

* realtà piccole tendono ad avere la segretaria o quel collega che si occupano delle prenotazioni di voli e alberghi
* con realtà più grandi, o organizzazioni pubbliche come università, la responsabilità viene trasferita ad agenzie di viaggio locali
* quando invece passiamo a multinazionali di grandi dimensioni, agenzie di corporate travel come AMEX GBT, CWT, Egencia e Concur sono lo standard

Ho notato che, nelle grandi aziende, la scelta dei voli e degli alberghi viene spesso delegata al singolo dipendente, che effettua le prenotazioni utilizzando le tecnologie app/siti internet messe a disposizione da queste grandi agenzie.
Pare che la prenotazione personale sia uno dei nuovi trend dell'industria: così come il dipendente prenota alberghi e voli per le proprie vacanze, ora può utilizzare queste abilità per scegliersi l'itinerario più adeguato per il viaggio di lavoro, senza la necessità di aiuti da parte di personale interno o esterno.
https://skift.com/2017/01/23/travel-megatrends-2017-corporate-travel-tech-is-in-upheaval/

La cosa che mi lascia perplesso sono le svariate lamentele che sento tra amici e colleghi che lavorano per grandi aziende che si appoggiano su agenzie come AMEX e CWT.
Parliamo di prezzi per voli e alberghi fuori mercato, commissioni costose, siti e app che non funzionano, telefonate di pochi minuti per risolvere piccoli problemi che si tramutano in 40 euro di commissione, attese di 30/40 minuti per parlare con operatori e così via.


La domanda che vi faccio è: qual è la vostra esperienza quando comprare biglietti o prenotate alberghi? Siete contenti? I prezzi che avete sono fuori mercato?
Mi sembra strano che nessuno abbia cercato di entrare in questo settore, a parte Egencia e Concur.

PS. Moderatori: se reputate la sezione sbagliata, spostate pure il messaggio
 
Per svariati anni (come UK branch dalle quale dipendo, gli altri non so) abbiamo utilizzato Corporate Traveller: ogni funzione (o, meglio, reparto - es. supply chain, technical) aveva un'assistente (una che, oltre a quello, faceva un po' di tutto, inclusa l'organizzazione delle cene con clienti ecc.) a cui si inviava lo screenshot della soluzione di viaggio prescelta e l'agenzia (Corporate Traveller, appunto) prenotava il tutto (avevamo la business anche per un Varsavia-Parigi, altri tempi davvero). Da qualche tempo a questa parte e con l'azienda (colosso farmaceutico britannico) che continua a fare shopping ed espandersi, si prenota tutto via portale (Egencia), eliminata la C in Europa (e fino a 3 ore di volo) e controllo delle spese molto ma molto capillare. I prezzi sono quelli che [di solito] si trovano sul sito delle compagnia aeree (non possiamo, tuttavia, prenotare le varie FR, U2 e così via dicendo, è chiaramente specificato nella travel policy). Per quel che riguarda riprotezioni e cambiamenti dovuti a force majeure ad itinerario già avviato, di solito parlo direttamente con la compagnia aerea (anche perché il servizio clienti Platinum di AF è top in tal senso, risparmio un sacco di tempo) ed avviso in azienda semplicemente con una mail o una telefonata al superiore.

G
 
Dove lavoro io (multinazionale coreana) abbiamo un dipartimento (General affairs) che si occupa anche dei viaggi.
Usiamo un'agenzia (Cisalpina) che ci emette biglietti aerei/treni dopo nostra indicazione e approval nel sistema interno.
Loro hanno le nostre policy e i preventivi che arrivano rispettano tali regole (con prezzi in linea rispetto ai siti delle varie compagnie)
l'albergo è demandato al dipendente (io uso booking ma oramai sono abitudinario con gli IHG).
per i viaggi in Corea i coreani preferiscono viaggiare KE ma non esiste una regola.
La mia ultima volta in Corea sono andato via HEL con AY per provare il 350 per esempio (ed era anche la soluzione più economica).
 
Io lavoro in un’agenzia di comunicazione di circa 2.000 persone, facente parte di una delle maggiori holding del settore con sede a Londra.

Di solito se ne occupa la segretaria che ha l’accesso al portale dell’agenzia di viaggio, nel nostro caso la Carlson Wagonlit Travel (in precedenza usavamo la FCT). Non so se questa contempli vettori come U2; ad ogni modo si sceglie sempre la soluzione meno costosa, anche se c’è la possibilità di “sgarrare” se necessario in base agli orari.

I voli vengono pagati direttamente dal datore di lavoro, mentre per l’albergo anticipa il singolo dipendente con la propria carta di credito privata e poi fa una normale nota spese da addebitare al cliente.

Alcuni clienti, invece, ci risparmiano gentilmente tutta la trafila e prenotano direttamente loro voli e albergo, sempre secondo le nostre esigenze. Fino a un paio d’anni fa ci prenotavano d’ufficio la C sull’europeo, adesso la prassi fino alle 3 ore è l’economy (solitamente flex). In casi eccezionali, se costa meno della Y, può capitare ancora la C ad esempio su un Berlino-Zurigo.
 
Io lavoro nel Sevice di una grande azienda impiantistica. Poiché i cantieri in genere hanno durate piuttosto lunghe, spessol'Azienda fa contratti con alberghi, residences o agenzie che affittino appartamenti, per un certo numero di alloggo e una durata fissa, anche se per qualche periodo potrebbero non essere occupati, sia per avere la garanzia di avere posto anche in luoghi dove ci sia una "alta stagione" ed una stagione in cui molte strutture ricettive sono chiuse, sia per avere comunque sconti sulla grande quantità. A volte però l'alloggio è a carico del Cliente finale. Se si tratta invece di interventi spot, l'albergo viene prenotato comunque dall'agenzia di viaggi facente parte del gruppo (benché aperta al pubblico). Per i viaggi aerei o in treno, l'agenzia propone due o tre itinerari tra cui scegliere. Anche per gli aerei comunque ci sono contratti con le compagnie, a prezzi inferiori a quelli di listino ma superiori ad eventuali offerte speciali, tuttavia con priorità nelle liste d'attesa. Ovvia,ente, non lavorando all'Agenziua, non so darti dettagli.
 
Io lavoro per una multinazionale americana e ci appoggiamo ad AMEX. Detto questo, abbiamo un tool interno dove siamo in grado di fare le ricerche e prenotare direttamente dal tool. I prezzi riflettono quelli che sono I prezzi che puoi trovare andando a prenotare direttamente da BA, LH o la compagnia aerea che ti pare.. I voli vengono addebitati direttamente sul tuo cost center, mentre gli hotel vengono addebitati sulla corporate card (che e' comunque collegata al tuo conto corrente personale). E' anche possibile parlare con degli operatori AMEX se si neccessita di itinerari particolari, stopover etc...

Per policy si viaggia economy , si ha diritto alla Y+ se effettui almeno 4/5 long haul all'anno. Viaggiare in J e' un pochino piu' complesso. Per prima cosa il tuo dipartimento/team deve avere il budget. In generale viaggiano in J i GM, e chi magari e' fortunato da farsi inserire in una lista approvata dal proprio VP all'inizio dell'anno fiscale.
 
io mi appoggio alla mia segretaria...ma il tutto viene canalizzato tramite agenzia per i viaggi intercontinentali.
Per policy solo intercontinentali in J
Europa o fino a 6 ore per tratta in Y (o Y+ se possibile).
Hotel...Hilton..SPG
 
Io lavoro per un ente pubblico italiano. Venti anni fa avevamo la C, adesso viaggiamo anche low-cost (FR, U2, VY e simili), sempre Y, mai C. Biglietti prenotati da solo e rimborsati a rendiconto.
La mia sensazione è che, oggi come oggi, nel pubblico non ci sia un gran scialare, anzi si sta molto attenti al budget.
 
Io lavoro per un ente pubblico italiano. Venti anni fa avevamo la C, adesso viaggiamo anche low-cost (FR, U2, VY e simili), sempre Y, mai C. Biglietti prenotati da solo e rimborsati a rendiconto.
La mia sensazione è che, oggi come oggi, nel pubblico non ci sia un gran scialare, anzi si sta molto attenti al budget.

Credimi se ti dico che anche da noi si sta attentissimi al budget.
Ad esempio la nostra policy prevede il DOVER prenotare il biglietto 10 gg lavorativi in anticipo. Ogni eccezione va al CFO (Coreano e molto poco flessibile).
Anche sui viaggi europa si viaggia solo in Y.
per gli intercontinentali solo Y tranne che si viaggi con clienti: in quel caso si viaggia in J insieme a loro.
 
* con realtà più grandi, o organizzazioni pubbliche come università, la responsabilità viene trasferita ad agenzie di viaggio locali

Da quel che so, ed esclusi magari posti particolari tipo il MAE, nel pubblico e soprattutto nelle università si fa da sè.
 
Da noi, BA/IAG, per i voli si fa praticamente tutto sul portale interno per duty travel (BA only), e poi procedura per approvazione; se si deve putacaso prenotare un duty flight con qualche altra compagnia, allora si deve chiamare il maledettissimo call centre in India, dove qualcuno che e' stato addestrato a non capire assolutamente niente fara' del suo meglio per prenotarti sul volo sbagliato, all'ora sbagliata, con un ID sbagliato. M'e' capitato di venir bigliettato per un MAD-MIA con AA quando ho chiesto un LHR-MAD con Iberia.

Hotels, dipende. Per ogni location c'e' una lista, e o si telefona o si usa il sito dell'hotel con sconti particolari per chi lavora nell'industria. Sono ammesse eccezioni. Tutto pay & claim con Concur.
 
Da quel che so, ed esclusi magari posti particolari tipo il MAE, nel pubblico e soprattutto nelle università si fa da sè.

Per esperienza personale le università si appoggiano ad agenzie esterne, anche perchè dottorandi e corpo docente viaggiano molto di più di quanto si immagini.

Io lavoro in una grossa società ingegneristica e ci affidiamo ad HRG per voli e alberghi. Di solito si cerca attraverso il portale e successivamente si chiede all'agenzia di prenotare indicando gli estremi. Devo dire che finora sono sempre stato soddisfatto, celeri e precisi nel lavoro.
 
Noi usiamo un sito web/app che fa capo a Cytric-Amadeus chiaramente customizzato per noi; il back office in ogni caso è in-house.
 
Nella mia azienda gli spostamenti in treno vengono quasi tutti prenotati dalla segreteria, mentre hotel/voli vengono scelti dal dipendente con approvazione del capo/capo progetto e vengono rimborsati con una normale nota spesa.
Ogni tanto capita che il cliente si accolli tutta la parte organizzativa.
 
Allora in FCA IN TEORIA si fa tutto tramite portale, sia voli che Hotel, per i voli tutti in Y (anche intercontinentali) a meno di essere Dirigente (o rari casi eccezionali), per gli Hotel c'è un massimale a seconda della location (uguale per tutti).

Per i voli si passa sempre dal portale Amadeus service. Per gli hotel anche, ma dato che la procedura per prenotare è molto macchinosa, prenotiamo spesso fuori circuito (io uso il sito Marriott dove trovo sempre tariffe piu basse, tranne alcuni casi come l'AC di Torino che è convenzionato).

Pagato tutto con carta di credito aziendale.
 
Credimi se ti dico che anche da noi si sta attentissimi al budget.
Ad esempio la nostra policy prevede il DOVER prenotare il biglietto 10 gg lavorativi in anticipo. Ogni eccezione va al CFO (Coreano e molto poco flessibile).
Anche sui viaggi europa si viaggia solo in Y.
per gli intercontinentali solo Y tranne che si viaggi con clienti: in quel caso si viaggia in J insieme a loro.

beati voi
gli intercontinentali sempre e solo Y; se si viaggia con clienti loro in J ed io in cattle class. Ossia il mio "insieme a loro" è da intendersi sullo stesso aereo per poi risparmiare anche sulle spese di transfer (tipo autonoleggio).
 
grande multinazionale chimica:
in teoria se ne occupa la segretaria appoggiandosi a CWT

- sui voli ho totale autonomia rispetto a tratte/compagnie/prezzi, la business però è ahimé sopra le 9 ore. (Per la cronaca il 50% dei miei voli sono tra 8h e 15m e 8h e 45m....)
- alberghi: abbiamo diverse convenzioni ma posso anche usare hotel diversi

Prezzi:
- voli: mai notato una discrepanza significativa
- hotel: spesso potrei trovare lo stesso hotel a prezzi molto pià vantaggiosi usando booking

Commissioni CWT:
- rapina a mano armata

App CWT:
- utile e abbastanza intuitiva
 
Per esperienza personale le università si appoggiano ad agenzie esterne, anche perchè dottorandi e corpo docente viaggiano molto di più di quanto si immagini.

Né prima, né durante, né dopo il dottorato nessuno mi ha mai fatto un biglietto: ho sempre fatto tutto da solo seguendo le linee guida del dipartimento, per poi farmi rimborsare al ritorno. Stessa cosa per gli strutturati. Vedevo fare lo stesso anche ad amici che facevano i ricercatori in altre università o in altri dipartimenti. Non dico che il contrario non avvenga, ma in anni di accademia non ho mai sentito di agenzie esterne.

Per quanto riguarda la P.A., forse quella centrale, le agenzie e gli enti territoriali di grandi dimensioni hanno accordi esterni, ma nel grosso degli EE.LL. si fa in autonomia.