Nel dipartimento del Politecnico di Milano in cui lavoravo si fa così, poi in Bicocca so già che è diverso.
Domanda: la vostra esperienza quando prenotate voli/alberghi per viaggi di lavoro
- Autore Discussione frubagotti
- Data d'inizio
Nel dipartimento del Politecnico di Milano in cui lavoravo si fa così, poi in Bicocca so già che è diverso.
Ciao, io grande multinazionale di elettrodomestici. Ci appoggiamo a Concur per tutto, ma per i voli possiamo farci prenotare quello che preferiamo dalla agenzia AMEX con screenshot. Preferred è LH, low cost "tollerate" ma non incoraggate. Sempre Economy. Su intercontinentale tollerata la Eco premium. Business solo con certificato medico...
Per hotel poi possiamo fare come ci pare (anche con Miles and More Hotel ?), basta stare nei massimali.
Autonoleggio AVIS.
Ciao
Per hotel poi possiamo fare come ci pare (anche con Miles and More Hotel ?), basta stare nei massimali.
Autonoleggio AVIS.
Ciao
Multinazionale in campo oil&gas.
Fino ad un po' di tempo fa si faceva tutto tramite società esterna, da qualche mese le ricerche si fanno personalmente/tramite assistente (noi ne abbiamo una condivisa ogni x persone) e poi si fa emettere tkt dall'agenzia viaggi della nazione in cui si è basati.
Hotel, autonoleggi e tutto il resto invece si fa quel che si vuole con un tetto di spesa a seconda del ruolo e della nazione/città. Unica eccezione le assicurazioni extra, sempre vietate.
Normalmente si paga con la carta aziendale ma, se si vuole, solo per alcune spese (ad esempio no ristoranti, prelievi o extra) si puo' anche usare la propria carta, caricare le spese su Concur e farsi rimborsare entro 7gg dall'approvazione della nota spese da parte del compliance manager.
Per sales (dove faccio capo io), i voli sopra le 5 o 6 ore per viaggi di durata inferiore ai 4gg sono sempre in J, cosi' come i red-eye fly. Tutto il resto invece Y flex. Sopra le 10 ore e mezza di volo, solitamente, sempre J (ma per quesi casi ci sono delle policy specifiche). Altri dipartimenti hanno policy differenti.
Se si vola con i clienti, indipendentemente dalla durata, sempre nella loro stessa classe, F inclusa.
Poi, ovviamente, le classi di viaggio o le spese per hotel/auto sono derogabili previa approvazione preventiva del proprio capo.
Per politiche interne invece é sempre assolutamente vietato farsi pagare i viaggi dai clienti o pagarglieli (pena licenziamento in tronco).
Fino ad un po' di tempo fa si faceva tutto tramite società esterna, da qualche mese le ricerche si fanno personalmente/tramite assistente (noi ne abbiamo una condivisa ogni x persone) e poi si fa emettere tkt dall'agenzia viaggi della nazione in cui si è basati.
Hotel, autonoleggi e tutto il resto invece si fa quel che si vuole con un tetto di spesa a seconda del ruolo e della nazione/città. Unica eccezione le assicurazioni extra, sempre vietate.
Normalmente si paga con la carta aziendale ma, se si vuole, solo per alcune spese (ad esempio no ristoranti, prelievi o extra) si puo' anche usare la propria carta, caricare le spese su Concur e farsi rimborsare entro 7gg dall'approvazione della nota spese da parte del compliance manager.
Per sales (dove faccio capo io), i voli sopra le 5 o 6 ore per viaggi di durata inferiore ai 4gg sono sempre in J, cosi' come i red-eye fly. Tutto il resto invece Y flex. Sopra le 10 ore e mezza di volo, solitamente, sempre J (ma per quesi casi ci sono delle policy specifiche). Altri dipartimenti hanno policy differenti.
Se si vola con i clienti, indipendentemente dalla durata, sempre nella loro stessa classe, F inclusa.
Poi, ovviamente, le classi di viaggio o le spese per hotel/auto sono derogabili previa approvazione preventiva del proprio capo.
Per politiche interne invece é sempre assolutamente vietato farsi pagare i viaggi dai clienti o pagarglieli (pena licenziamento in tronco).
Da alcune vostre testimonianze, non capisco questo "astio" nei confronti di FR e U2 da parte delle aziende (se è vero che oggi si fa molta attenzione ad ogni singolo cent speso).
Due possibili ragioni per cui aziende 'evitano' FR e U2.
1) Se esiste un'agenzia di viaggio che svolge le mansioni di 'ufficio viaggi' per l'azienda queste non possono prenotare su FR e U2 (o meglio lo possono fare come un favore ma non ci guadagnano niente)
2) E' abbastanza difficile capire il prezzo finale, nel senso che ci sono spese da giustificare tipo scelta del posto, imbarco prioritario, bagaglio consegnato.
Per questo che in piccole aziende, dove non esiste un ufficio viaggi, o in quelle dove i dipendenti prenotano i viaggi da soli e se li trovano rimborsati se rispettano criteri specifici non e' cosi' insolito che persone prenotino FR o U2 soprattutto quando e' l'unico volo diretto.
Quoto @londonfog ed aggiungo la questione frequenze: su molte destinazioni, FR non opera tutti i giorni, il che significa che, in caso di cancellazioni/disagi, rimani a piedi (a differenza delle varie AF/KL/LH che, generally speaking, possono accomodarti sul prossimo volo, in giornata on most cases), ma anche gli aeroporti su cui operano (Modlin? Thanks but no thanks!) e le destinazioni servite (giusto per citarne un paio, noi facciamo spesso Sarajevo/Belgrado, dove FR/U2 non volano) — non è che tutti quelli che viaggiano per lavoro vanno a Londra, Madrid o “Milan-Bergamo”! ?
G
Non è del tutto vero: nel mio caso CWT mi prenota anche le low cost (a richiesta specifica) applicando la consueta fee.
In generale la loro ratio è: in un viaggio ti applico la fee tante volte quanti sono i vettori che prendi
Ritornando alle low cost, ritengo che il motivo sia la scarsa o nulla flessibilità:
1- spesso le grandi aziendi comprano per policy le tariffe flex che permettono cambi all'ultimo momento con penali modeste. La low cost non lo permette
2- come ha detto qualcun altro, le low cost spesso hanno un solo volo giornaliero per date destinazioni, ed a volte neppure 7x. In caso debba tornare il giorno dopo, il biglietto è perso.
3- tecnicamente le agenzie non possono "prenotare" il volo, lo devono comprare via web esattamente come farebbe l'utente privato. nel nostro caso la policy prevede che tu richiedi i voli a CWT, CWT li prenota e ti manda il dettaglio, tu lo confermi (entro 24 ore) e loro comprano. Con le low cost si salta un passaggio la qual cosa spesso mette in crisi le compagnie elefantiche con procedure granitiche
Riguardo all'uso delle LC, quoto quanto sopra ed aggiungo un esempio. Sulla VIE - GVA c'è U2, ma la differenza di prezzo, specie quando si prenota normalmente (parlo di un mesetto prima, non di due giorni) non giustifica il fatto che i voli sono a metà giornata e dunque occorre pagare una notte in più di albergo o diaria, e si perde una mezza giornata di lavoro.
Noi lavoriamo con agenzia per i voli, ma possiamo anche fare self-ticketing (scoraggiato). L'agenzia offre soluzioni abbastanza in linea con il mercato, talvolta sballano e bisogna dargli un "aiutino", anche se le commissioni si pagano lo stesso. Per gli hotel ci aggiustiamo, abbiamo una diaria in cui bisogna far stare tutto (hotel, pasti, trasporti locali e quant'altro).
Noi lavoriamo con agenzia per i voli, ma possiamo anche fare self-ticketing (scoraggiato). L'agenzia offre soluzioni abbastanza in linea con il mercato, talvolta sballano e bisogna dargli un "aiutino", anche se le commissioni si pagano lo stesso. Per gli hotel ci aggiustiamo, abbiamo una diaria in cui bisogna far stare tutto (hotel, pasti, trasporti locali e quant'altro).
Da noi la polizza prevede l’utilizzo del treno per le trasferte nazionali su tratte coperte dall’alta velocità fino a 4 ore. Per le tratte di durata superiore, oppure quando è più comodo arrivare in aeroporto, si utilizza l’aereo.
Le low cost sono utilizzate, e se ti serve il bagaglio in stiva lo devi comunicare quando mandi la richiesta.
Si vola in business quando il viaggio ha la durata superiore alle 6 ore di volo (scalo escluso).
Ci sono convenzioni con molti alberghi. Se andiamo in una città senza alberghi convenzionati, abbiamo un po’ di flessibilità per scegliere. Di solito l’albergo è pagato in anticipo, e riceviamo direttamente il voucher.
Tutte le richieste di trasferta (volo, albergo, auto a noleggio) sono inserite nel portale dedicato.
E’ il dipendente che cerca l’itinerario che ritiene più opportuno, ma l’agenzia viaggi controlla i costi e può suggerire un routing diverso (oppure “imporlo” se la richiesta fosse fuori polizza).
Le trasferte devono essere approvate 7, 10 o 14 giorni prima della data di partenza (per viaggi nazionali, internazionali o intercontinentali). Richieste fuori tempo devono essere giustificate dal dipendente e approvate “dal Papa”...
L’agenzia che usiamo è Uvet.
Non ho visto grosse differenze di prezzo per i voli, eccetto l’unica volta che ho dovuto cambiare un itinerario.
Avevo già ricevuto il biglietto (MXP-IST-ADB e ritorno), ma ho dovuto aggiungere un volo interno (ADB-ESB) e cambiare il ritorno (che è diventato ESB-IST-MXP, posticipato di un giorno).
L’agenzia ha quotato il cambio della tratta di ritorno in Italia in circa €20 (immaginavo molto di più). Il problema è stato il volo interno: dicevano che costava più di €200, nonostante sul sito di TK fosse disponibile a circa €30! L’agenzia ha detto che non poteva acquistare il volo in quella tariffa. Alla fine, ho acquistato il volo con la mia carta di credito personale (i soldi probabilmente mi saranno restituiti tra circa 5 mesi...).
Le low cost sono utilizzate, e se ti serve il bagaglio in stiva lo devi comunicare quando mandi la richiesta.
Si vola in business quando il viaggio ha la durata superiore alle 6 ore di volo (scalo escluso).
Ci sono convenzioni con molti alberghi. Se andiamo in una città senza alberghi convenzionati, abbiamo un po’ di flessibilità per scegliere. Di solito l’albergo è pagato in anticipo, e riceviamo direttamente il voucher.
Tutte le richieste di trasferta (volo, albergo, auto a noleggio) sono inserite nel portale dedicato.
E’ il dipendente che cerca l’itinerario che ritiene più opportuno, ma l’agenzia viaggi controlla i costi e può suggerire un routing diverso (oppure “imporlo” se la richiesta fosse fuori polizza).
Le trasferte devono essere approvate 7, 10 o 14 giorni prima della data di partenza (per viaggi nazionali, internazionali o intercontinentali). Richieste fuori tempo devono essere giustificate dal dipendente e approvate “dal Papa”...
L’agenzia che usiamo è Uvet.
Non ho visto grosse differenze di prezzo per i voli, eccetto l’unica volta che ho dovuto cambiare un itinerario.
Avevo già ricevuto il biglietto (MXP-IST-ADB e ritorno), ma ho dovuto aggiungere un volo interno (ADB-ESB) e cambiare il ritorno (che è diventato ESB-IST-MXP, posticipato di un giorno).
L’agenzia ha quotato il cambio della tratta di ritorno in Italia in circa €20 (immaginavo molto di più). Il problema è stato il volo interno: dicevano che costava più di €200, nonostante sul sito di TK fosse disponibile a circa €30! L’agenzia ha detto che non poteva acquistare il volo in quella tariffa. Alla fine, ho acquistato il volo con la mia carta di credito personale (i soldi probabilmente mi saranno restituiti tra circa 5 mesi...).
Grazie a tutti, vedo che c'è un panorama abbastanza frammentato, a parte il self-ticketing, mi pare che l'utilizzo di app/web con prenotazione diretta non sia ancora tanto diffuso.
Sulla questione J, ormai penso che sul corto raggio stia diventando sempre più una rarità.
Io lavoro per una multinazionale IT e cheapest economy ticket è la regola. Altre amici che lavorano in multinazionali IT con decine di migliaia di dipendenti volano tutti in Y, con J solo oltre 6-8 ore.
@ilverococco
anche noi usiamo CWT, e confermo che le commissioni sono da rapina!
@aless/WB
in effetti nelle università ho visto sia agenzie di viaggio che fai-da-te. in Bicocca avevamo la Cisalpina se non ricordo male...
A occhio quello della bigliettazione per viaggi di lavoro sembra possa essere un settore sul quale è possibile lavorare per semplificare ed introdurre nuove tecnologie, un po' come è successo nel mercato turistico.
Sulla questione J, ormai penso che sul corto raggio stia diventando sempre più una rarità.
Io lavoro per una multinazionale IT e cheapest economy ticket è la regola. Altre amici che lavorano in multinazionali IT con decine di migliaia di dipendenti volano tutti in Y, con J solo oltre 6-8 ore.
@ilverococco
anche noi usiamo CWT, e confermo che le commissioni sono da rapina!
@aless/WB
in effetti nelle università ho visto sia agenzie di viaggio che fai-da-te. in Bicocca avevamo la Cisalpina se non ricordo male...
A occhio quello della bigliettazione per viaggi di lavoro sembra possa essere un settore sul quale è possibile lavorare per semplificare ed introdurre nuove tecnologie, un po' come è successo nel mercato turistico.
Lavoro in un'azienda in California con circa 120 dipendenti. Per policy viaggiamo tutti (anche il CEO) sempre in economy.
Ogni dipendente può prenotare i propri voli e alberghi a patto che:
- gli alberghi non siano prepagati e siano sempre annullabili, generalmente 4 stelle.
- i biglietti aerei siano non-refundable.
- La scelta dei voli deve essere guidata dalle esigenze di orario e dal prezzo - non dalla loyalty nei confronti di uno specifico vettore.
La responsabilità delle verifiche ricade sul superiore di chi viaggia: è lei/lui a dover verificare che la scelta dell'itinerario sia ragionevolmente conforme alle linee guida della ditta.
Il gruppo di Finance fa dei controlli a campione su quanto appare eccessivo, e spesso finisco con l'essere io l'arbitro (super-cornuto) in caso di problemi, che sono comunque rari.
Ogni dipendente può prenotare i propri voli e alberghi a patto che:
- gli alberghi non siano prepagati e siano sempre annullabili, generalmente 4 stelle.
- i biglietti aerei siano non-refundable.
- La scelta dei voli deve essere guidata dalle esigenze di orario e dal prezzo - non dalla loyalty nei confronti di uno specifico vettore.
La responsabilità delle verifiche ricade sul superiore di chi viaggia: è lei/lui a dover verificare che la scelta dell'itinerario sia ragionevolmente conforme alle linee guida della ditta.
Il gruppo di Finance fa dei controlli a campione su quanto appare eccessivo, e spesso finisco con l'essere io l'arbitro (super-cornuto) in caso di problemi, che sono comunque rari.
Questo per gli alberghi (società IT figlia di Deutsche Telekom con ca. 100 dipendenti).
Per i trasporti, alta velocità flessibile in ambito nazionale, o Y per l'estero. Il dipendente compra, e riceve il riaccredito a fine mese.
chi prenota i viaggi di lavoro di norma ha gìà più dati informazioni e conoscenze di colui che prenota voli solo per andare in vacanza
No, e' una customizzazione di Amadeus
@CrisB come non detto, siamo appena passati a Concur. Sto giocando con il tool e completando il profilo
Interessante vedere l'ampio ventaglio di situazioni. Una cosa mi sembra abbastanza comune ed è il tentativo di ridurre o limitare i costi.
Io lavoro in Svizzera per una big pharma. Il tool che usiamo è Concur.
AEREI: In generale si vola in J su voli superiori a 4 ore (F solo su ZRH - SFO se J non disponibile (fully booked) agli orari richiesti). Y flessibile su tutto il resto.
TRENI: Sempre e solo 1st class.
HOTEL: Limite di 300 CHF per notte o 400 USD (only for US).
Io lavoro in Svizzera per una big pharma. Il tool che usiamo è Concur.
AEREI: In generale si vola in J su voli superiori a 4 ore (F solo su ZRH - SFO se J non disponibile (fully booked) agli orari richiesti). Y flessibile su tutto il resto.
TRENI: Sempre e solo 1st class.
HOTEL: Limite di 300 CHF per notte o 400 USD (only for US).
prendo spunto da questi interventi per raccontarvi giusto quello che mi è successo ieri:
Anadata LIN-PMO alle 9:25, rientro alle 21:25
Arrivato a PMO mi è saltato l'appuntamento delle 16.
Chiamata l'agenzia, spesi 45 eur e spostato il rientro alle 16:00.
questo con le LC è quantomeno difficile
E, visto l'esempio, riporto la riprotezione AZ su LHR di ieri (che avevo già menzionato sull'altro thread), senza chiamare nessuno, 5 minuti alla biglietteria di LCY, taxi (prenotato dalla biglietteria stessa) per l'aeroporto alternativo (con relativo tour di Londra coperta dalla neve, which is always a plus) et voilà. Due ore (!) in mezzo al traffico della capitale inglese compensato dall'ottima cena alla lounge Sky Team (altro plus questo visto che a LCY, come noto, non ci sono salette
). Come dicono dalle parti di @13900/@AZ209/@londonfog, job's good'un (immaginate voi il delirio in una situazione del genere a Luton, Stansted and the likes) G
Multinazionale americana ma dipendo dallo stabilimento in germania
Liberi tutti sia per hotel che aerei ma usando il criterio ed evitando business class
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Liberi tutti sia per hotel che aerei ma usando il criterio ed evitando business class
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Industria meccanica italiana (macchine utensili), circa 3000 dipendenti.
Viaggi prenotati da agenzia viaggi interna, sempre e solo Economy, a meno che la business non sia la sola e unica opzione disponibile (1 volta in 18 anni).
Hotel prenotati sempre dalla stessa agenzia, ma con discreta libertà di prenotazione personale, rimanendo ovviamente sempre nel budget (Italia 80€, estero a seconda dei paesi).
Viaggi prenotati da agenzia viaggi interna, sempre e solo Economy, a meno che la business non sia la sola e unica opzione disponibile (1 volta in 18 anni).
Hotel prenotati sempre dalla stessa agenzia, ma con discreta libertà di prenotazione personale, rimanendo ovviamente sempre nel budget (Italia 80€, estero a seconda dei paesi).
Infatti è anomalo che nel 2017, la sciura Maria di Casnate con Bernate possa comprare voli e alberghi per la sua vacanza a Formentera su Expedia, mentre un esperto business traveller debba fare screenshot di soluzioni prese da ITA Matrix o, peggio ancora, chiamare un -a volte costoso- call center, magari con personale nemmeno troppo d'aiuto come diceva 13900.
Prendo come esempio quello che è successo a Cataplomosifone: invece di chiamare l'agenzia, apri la tua app, modifichi la tua prenotazione scegliendo tra le varie opzioni e stacchi il nuovo biglietto senza dover passare da altre persone o entità.
Alla fine è questione di implementare delle regole di business per limitare le scelte a seconda delle singole politiche aziendali, nulla di particolarmente complesso.
Se qualche anno fa non avessi già buttato due anni di vita in una fallimentare start-up, un pensierino ce lo farei
